英國百種職業|活動策畫師的職場生活!?活動策畫師是公關嗎?

首次跟著主管去紐約辦活動

最近覺得因為疫情閒著也是閒著,就決定來開個新系列(其實是很久以前多年前就想寫的專題系列,只是之前還是太菜鳥了怕自己見識不深不廣,不好意思寫來分享),現在覺得時機很剛好,就寫個英國職業相關的系列,幫大家開外掛建設心理準備,以免誤入歧途(嗯?)

反正都要寫了,就先拿自己先斬(好犧牲),希望大家看完,不要被嚇死~活動策畫師還是很好玩的(怎麼講完超沒有說服力)

何謂活動策畫師?

先大致介紹一下英國對於活動產業的重視,歐美其實活動產業比起亞洲還算是蠻發達的,很多公司多少都會有專門負責處理活動策畫的人員。每家公司對於活動部門也會有相關類似的工作內容,然後再去因應公司需求或是公司規模而有一點不同職務內容的變化。

整體來說,活動策畫師就是從最開始的策畫例如找活動場地、物流公司、活動所需的供應商(例如音響設備器材、餐飲、娛樂、搭建商、活動臨時派遣人員或是警衛等等),與廠商協議價格簽合約、客戶聯繫溝通、預算管理、活動現場的安排與管制等等,這些都是在大部分的活動策畫師職務內容裡面。

而英國活動策畫師,最主要就是分成企業本身就有的活動部門,或是專門在幫其他企業辦活動的專門活動代理公司。

活動策畫師處理的活動都是一樣的嗎?

當然不是,拿英國活動策畫師的職場來說,他可以細分很多種類,大分類可以分成企業、商業、娛樂、非營利型等等,我個人目前的工作就是屬於企業型。然後再依照所屬的公司屬性,活動策畫師負責的活動也會有所不同,例如演唱會、展覽、藝術品拍賣會、募款活動、頒獎典禮、會議、VIP活動等等。

當活動策畫師,有什麼特別吸引人的地方嗎?

其實還蠻多的~這項工作除了高壓以外,其實附帶的好處也不少。活動策畫師因為很常需要在活動現場管制,確保活動流程順暢,所以很常需要到處旅行出差。當然,去哪裡出差,也是要看公司規模還有他們的活動都辦在哪裡來決定。

雖然沒有像航空業需要頻繁飛行,但每次出差也是至少要三四天的那種,我過去幾年就是常跑歐美和亞洲各個城市,許多同事也會趁機申請休假,晚點回國之類的(出差期間的機票和食宿是公司負責,當然休假期間就不包含了,但也是省了一筆錢)

除此之外,我個人也超愛去參加不同同產業邀請去參加的活動,畢竟是活動策畫師,還是有許多決定權在我們身上。所以,許多廠商會邀請我們去參加他們替活動策畫師舉辦的私人活動(最喜歡去免費吃吃喝喝看表演了)(當然,早上的活動是最痛苦的,有一次被邀請去參觀某個場地,然後七早八早就喝了酒精飲料哈哈哈哈阿)(前提是,這些活動都是讓活動策畫師去應酬的,所以真的要一直到處聊天...)

帶著組員去參加活動策畫同業組織的聖誕節應酬活動

當活動策畫師期間,有沒有碰到很讓想翻桌或是差點原地噴尿的事情?

答案是肯定有,而且機率多到讓你覺得每天都在地獄與天堂之間遊走。活動產業最討厭的地方就在於它的不可預測因素。有很多事情,就算你前期自認為全面策畫的完美無缺,拎杯會跟你說你在作夢。因為絕對都會有什麼事情會發生,而我們的工作就是要去把這些事情冷靜地默默地神不知鬼不覺地擺平。許多事情與會者都以為檯面上風平浪靜、一切都正常舉行,檯面下其實超忙。

我曾經就碰到供應商跟我保證典禮晚會的視頻設備可以讓我用一般的PDF撥放座位圖,結果到了現場....老娘真的當下只有腦海無限來回著「三字經」,根本就無法看啊!只好臨時想出其他方法來解決,但拎杯當下真的差點發火,畢竟貴賓的身分都還蠻高階的。

除此之外,活動產業算是女性比例高出很多的一個行業,畢竟很多技能都是偏向女性居多,例如細心謹慎等等。所以,此行業的男性並不多。但,本人因為所屬的企業活動產業又比較偏男性居高的類型,所以偶爾也會碰到老豬哥來搭訕(真的是老豬哥的那種,老到老娘都可以叫他一聲爹~)

活動真的很常碰到讓人嚇到吃手手的情節

想要進入活動產業,有需要特別什麼技能或是證書嗎?

不用(秒結束)。老實說,除了一些比較需要高技能專業的產業以外,蠻多產業人士都不是相關科系畢業出來的,當然如果有的話還是會有加分作用,但並不會是必須的,在英國其實主要還是看經驗和能力。

如果真要說技能的話,活動策畫師當然會要求個人非常有自我管理、時間管理、抗壓管理、協商談判等基本技能,語言其實很其次(當然在英國,需要會講英文,如果是亞洲,就會要求你最基本會講英文)(如果是台灣當地公司辦當地活動可能就例外)

沒有相關證書或是技能,那要如何才能當上活動策畫師?

其實轉職活動策畫並沒有想像中的困難,只是很多都是像其他產業一樣都是從基層做起。我個人是剛好在唸書期間實習的公司有開公司櫃檯人事的職缺,公司看我實習期間表現良好,所以就聘請我去做櫃台人事的部分。之後回台灣,人資又跟我透露上海有缺,經過兩次面試就上了。

對於想要在英國當活動策畫師的人,有沒有什麼建議?

誠心唸佛,隨時都保持佛性,你就可以冷靜地處理各種突發狀況了。還有,如果是像我這樣有家室的人來說,出差其實真的很麻煩,隊友們都會一直需要配合我的出差日期來喬小孩接送、保母、全家出遊等等。

註解:以上都是個人經驗談,主要還是看各公司文化,不過唯一不變的原則就是活動策畫師就是好玩但壓力又靠杯的大。

發表留言

這個網站採用 Akismet 服務減少垃圾留言。進一步了解 Akismet 如何處理網站訪客的留言資料